สำหรับตอนนี้ National Archives and Records Administration ยังคงยึดมั่นในเป้าหมายที่จะไม่ยอมรับเอกสารจากหน่วยงานต่างๆ อีกต่อไปหลังจากเดือนธันวาคม 2022 แต่ยังคงประมวลผลข้อเสนอแนะของหน่วยงานเกี่ยวกับผลกระทบของ COVID-19 ต่อความสามารถในการปฏิบัติตามเส้นตายนี้กำหนดเส้นตายที่กำหนดไว้ในบันทึกร่วมกับสำนักงานการจัดการและงบประมาณในปี 2562 ดูเหมือนจะปิดหนังสือเกี่ยวกับกระบวนการที่ยาวนานนับทศวรรษ
เพื่อย้ายหน่วยงานไปสู่การจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์
บันทึกช่วยจำยังห้ามไม่ให้เอเจนซีเรียกใช้ศูนย์บันทึกภายในองค์กรของตนเองหลังกำหนดเส้นตาย
บันทึกระบุชัดเจนว่าหลังจากวันที่ 31 ธันวาคม 2022 NARA จะไม่ยอมรับบันทึกชั่วคราวหรือถาวรจากหน่วยงานในรูปแบบที่ไม่ใช่อิเล็กทรอนิกส์อีกต่อไป
อย่างไรก็ตาม การแพร่ระบาดทำให้งานนี้ส่วนใหญ่ถูกระงับในหน่วยงานต่างๆ เป็นเวลานานกว่าหนึ่งปี พนักงานจำนวนน้อยลงสามารถรายงานไปยังสำนักงานเพื่อถ่ายโอนบันทึกกระดาษเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และหน่วยงานต่างๆ เข้าถึงบริการสนับสนุนได้น้อยลงด้วยการปิดศูนย์บันทึกของรัฐบาลกลาง 18 แห่งของ NARA ระหว่างการแพร่ระบาด
CX Exchange ของ Federal News Network: เข้าร่วมกับเราในช่วงบ่ายสองวันที่ 26 และ 27 เมษายน ซึ่งเราจะสำรวจเทคโนโลยี นโยบาย และกระบวนการที่สนับสนุนความพยายามของหน่วยงานในการให้บริการสาธารณะ ธุรกิจ และเจ้าหน้าที่ของรัฐอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ณ จุดนี้Federal Records Centers สี่แห่งยังคงปิดอยู่และศูนย์ที่เหลืออยู่ในระยะที่ 1 หรือระยะที่ 2 ของแผนการเปิดอีกครั้ง
Laurence Brewer หัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายบันทึกของ NARA กล่าวว่าการแพร่ระบาดทำให้หน่วยงานมีความท้าทายเพิ่มเติมในการปฏิบัติตามกำหนดเวลา แต่กล่าวว่ายังเร็วเกินไปที่จะบอกว่าฝ่ายบริหารของ Biden จะให้เวลาหน่วยงานมากขึ้นในการเปลี่ยนมาใช้บันทึกอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่
“เราเข้าใจดีว่าต้องมีการสนทนาบางอย่างเกี่ยวกับเป้าหมายในปี 2022
และฉันคาดว่าการสนทนาเหล่านั้นจะเกิดขึ้น — สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นแล้วภายใน NARA แต่เราจำเป็นต้องมีการสนทนาเหล่านั้นกับ OMB เนื่องจากเป็นบันทึกร่วมกับ OMB และนั่นยังไม่เกิดขึ้น” บรูเออร์กล่าวเมื่อสัปดาห์ที่แล้วในการประชุมที่จัดโดยสถาบันรัฐบาลดิจิทัล
ในขณะเดียวกัน NARA ก็กำลังเพิ่มขีดความสามารถในการรองรับบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ในปริมาณที่มากขึ้น หน่วยงานกำลังอยู่ในขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน Electronic Records Archives 2.0 ซึ่งเป็นโปรแกรมสำหรับการกำหนดเวลา ถ่ายโอน และจัดเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับจากหน่วยงาน
Brewer กล่าวว่าระบบจะเปิดใช้งานการถ่ายโอนบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานและ NARA จากคลาวด์สู่คลาวด์ และกำลังสร้างขึ้นโดยใช้เทคโนโลยีที่คล่องตัว และ NARA จะทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง NARA เริ่มทำงานกับ ERA 2.0 ในฤดูใบไม้ร่วงปี 2014และกำลังทำงานร่วมกับ IBM ในการดำเนินการ
“มันจะเป็นการปรับปรุงวิธีที่หน่วยงานโต้ตอบกับหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถถ่ายโอนบันทึกและดำเนินการได้อย่างปลอดภัย และเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลได้รับการปกป้อง” บรูเออร์กล่าวBrewer กล่าวว่า NARA คาดว่าจะมีการอัปเดตเกี่ยวกับสถานะของ ERA 2.0 ในปลายปีนี้หรือต้นปีหน้า
บันทึกดิจิทัล: ‘ไม่จำเป็น แต่จำเป็น’ในขณะที่การแพร่ระบาดทำให้หน่วยงานต่างๆ ดำเนินการตามเส้นตายของ e-record ได้ยากขึ้น แต่ Brewer กล่าวว่าสิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าบันทึกดิจิทัลและรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปแบบ “ไม่ใช่ทางเลือก แต่จำเป็น”
“นั่นทำให้ชัดเจนมากขึ้นในปีที่ผ่านมาว่าเราไม่สามารถผลักดันกระดาษอีกต่อไป ฉันคิดว่าสิ่งที่เกิดขึ้นในหน่วยงานคือข้อความนั้นถูกส่งต่อผ่านผู้นำระดับสูงในหน่วยงานและบุคคลที่ดูแลและกำหนดทิศทางเชิงกลยุทธ์ของโปรแกรมการจัดการบันทึกภายในหน่วยงาน” บรูเออร์กล่าว
ในไม่ช้า NARA จะได้รับภาพที่ดีขึ้นเกี่ยวกับความคืบหน้าของหน่วยงานในการบรรลุเส้นตายบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อเร็วๆ นี้ เจ้าหน้าที่หน่วยงานอาวุโสด้านการจัดการบันทึกได้ส่งรายงานประจำปีไปยัง NARA Brewer กล่าวว่าหน่วยงานยังคงประมวลผลข้อเสนอแนะของรัฐบาล
credit : ฝากถอนไม่มีขั้นต่ำ
